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  因私查阅档案利用办法

  为方便我区广大人民群众因私查档利用,依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》及《档案馆工作通则》等相关法律法规,特制定本办法。  

  一、公民查阅招工、知青、学籍档案:

  1.查阅本人招工、知青、学籍档案,须持本人身份证;

  2.代查上述档案,须持有当事人身份证、代理人身份证或查阅当事人单位出具的介绍信。

  二、公民查阅房产、宅基地档案:

  1.查阅本人名下房产、宅基地档案,须持申请人本人身份证;

  2.若房产、宅基地申请人已故,须持查阅者身份证、相关机构出具的死亡证明及直系亲属关系证明;

  3.持有查阅者身份证及档案形成单位出具的介绍信;

  4.持有查阅者身份证及其他公权力机构出具的产权份额证明(如法院已生效的判决书,公证书等),经档案馆研究通过后方可查阅。

  三、公民查阅婚姻档案:

  1.查阅本人婚姻登记档案,须持本人身份证;

  2.婚姻当事人不能亲自前往查阅的,可以办理授权委托书,受托人须持委托人身份证、授权委托书、受托人身份证,方可办理婚姻档案查询。

  3.若婚姻当事人已身故,须持查阅者身份证、相关机构出具的死亡证明及直系亲属关系证明。

  附:婚姻委托书样本

  四、律师(法律工作者)在诉讼案件中查阅与所代理当事人诉讼有关的档案材料:

  须持受理案件的法院协查函,律师本人执业证书(法律工作者须出示有效证件)。

  五、因私查阅其它未开放档案:

  须持有查阅者身份证及档案形成单位出具的介绍信方可查阅。

  六、若档案利用者因特殊情况不能提供身份证,也可提供护照、军官证(士兵证)、驾驶证、医保卡等相关证件进行档案查阅。

  七、本办法自2017年2月14日起执行,此前公布的有关办法废止。

  2017年2月修订

 

  关于利用开放档案的办法

  一、凡我国公民持有效证件(身份证、军人证、律师证、学生证、护照等),可以证明本人身份者,均可到区档案馆查阅利用开放的档案。台湾同胞和华侨利用开放档案,外国人(含外籍华人)利用开放档案,按国家档案局的规定办理。

  二、利用者利用开放档案、资料,要有明确的利用目的,并办理利用登记手续,必须遵守档案馆关于查阅、利用档案、资料的有关规定。

  三、档案馆内设置查阅档案大厅,利用者查阅开放档案,可以在查档大厅内利用开放档案目录、互联网上自行检索或由馆内管理人员代为检索。

  四、摘录档案须经管理人员同意,不得抄录与所查问题无关内容,抄件经检查盖章后方可带出。摘抄、复制及提供档案证明须按本馆有关制度参照执行。未经档案馆和有关部门同意,任何组织和个人无权公布馆藏档案原文,违者按有关法规处理。

  五、严重破损又未复制的开放档案,暂不提供利用。

  六、档案馆开放档案的具体范围、目录将随时公布于众,未开放的档案,仍然按原规定办理借阅利用。

  2015年5月修订

 

  海淀区档案馆接待利用服务公约

  为了更好地提供档案,有效地为社会主义现代化建设各项事业服务,更好地维护公民和组织利用档案的权利,特制定查阅档案服务公约。

  一、遵守职业道德,认真执行海淀区档案馆档案利用的各项规定。文明礼貌,态度和蔼,主动耐心,不急不躁,依法办事,热忱服务。

  二、熟悉馆藏档案的内容和成份,了解社会对档案的需求;向利用者及时介绍和报道馆藏有关档案;通过各种方式和手段迅速、准确地向利用者提供档案。

  三、接待利用档案时间:星期一至星期五:

  9:00—12:00 13:30—17:00(节假日查阅档案,请提前预约。)

  四、及时提供档案。利用者调阅的档案,一般每人每次不超过30卷, 30卷以内30分钟内提供(已借出和正在整理、编目的档案除外)。

  五、按时为利用者复制档案:

  (1)利用者要求复印的档案(已履行完审批手续)50页以内的应在当日完成,50页以上100页以内的应在2日内完成,超过100页由双方协商(如遇机器故障检修等因素,双方另行商定)。

  (2)利用者要求拍照、洗印的,一般7日内完成,如遇特殊情况 双方商定解决。

  2015年5月修订

 

  海淀区档案馆查阅政府公开信息服务规则

  一、海淀区档案馆(以下简称本馆)是海淀区政府指定的政府公开信息查阅场所之一,公民、法人和其他组织(以下简称查阅者)持有效证件可在本馆查阅政府公开信息。

  二、查阅者需准确填写《查阅政府公开信息登记表》。

  三、查阅者办理登记后可使用纸质目录进行检索,或由工作人员代为检索。

  四、查阅者阅览文件时,不得对文件涂改和撕毁。

  五、查阅者可抄录政府公开信息,如需复制,请向本馆工作人员提出申请,由工作人员代为复制。

  六、本馆提供代查,公民可通过信函、电话等方式进行咨询。

  (通讯地址:北京市海淀区万泉河路81号利用科,邮编100089咨询电话:62523717

  七、本馆提供政府公开信息的查阅和复制服务,文件内容则由制文机关负责解释。

  八、公民、法人和其他组织在本馆未查到所需的政府公开信息,可依据《北京市政府信息公开条例》到各政府部门受理点办理申请查阅政府公开信息事宜。

  2015年5月修订


婚姻委托书样本.docx

 

因私查阅档案利用指南

 

一、查阅本人招工、知青、学籍档案,需持本人身份证或有效证件;待查上述档案,需持有当事人身份证、代理人有效证件或单位出具的介绍信。

二、查阅本人房产、宅基地档案,需持本人身份证或其他有效证件,一般情况下只接待本人查阅,如有极特殊情况,允许委托直系亲属查阅。需代理人持本人身份证、房产当事人身份证、授权委托书集派出所出具的直系亲属关系证明信(同一户口簿上注明直系亲属关系的也可);若房产当事人已故,需持代理人本人身份证和派出所出具的直系亲属关系证明信。

三、根据《婚姻登记档案管理办法》的规定:婚姻当事人持有合法身份证件,可以查阅本人的婚姻登记档案;婚姻当事人因故不能亲自前往查阅的,可以办理授权委托书,委托他人代为办理,委托书应当经公证机关公证。

四、律师在诉讼案卷中查阅代理当事人的档案,需持律师所在律师事务所的介绍信、律师本人执业证书(法律工作者需出示有效证件)、代理当事人的授权委托书及受理案件的法院出具的证明材料可以查阅与诉讼有关的相关档案。

20126月修订)

 

 

 

 

 

 

                档案资料借阅利用制度

 

一、凡来本馆查阅档案,须持有效证件(身份证、军人证、律师证、学生证、护照等)或有关介绍信,证明查阅者身份、查阅目的、范围,并进行查阅档案登记,方可接待。查阅已开放的档案,按开放档案的有关规定办理。本馆人员或代他人查阅利用,也须履行上述手续。

二、本馆所存资料(包括报刊、文件等)可供本区及社会上各单位和个人查阅利用,非保密与已解密的资料,利用手续与开放档案相同。

三、本馆接待工作人员,要按本馆制定的《接待利用工作程序》,认真办理接待利用手续,主动热情地为利用者服务。在检索过程中,由本馆工作人员代利用者使用检索工具查找有关案卷,或经本馆人员同意,利用者也可直接使用检索工具自行查找,开放档案检索工具可由利用者自行使用。

四、查阅保密档案、资料,必须按国家法律及上级规定,严格控制,并经馆领导批准。查阅时利用者必须遵守保密规定,不得翻阅与所查问题无关的内容。

五、查阅利用档案一般在本馆内阅览,个别需长期借用者,需与本馆专门办理长期借用手续。

六、利用者需摘抄、复制、拍摄档案内容及要求提供档案证明,按本馆有关规定办理。

八、对不能来馆查阅利用者,本馆可以电话代查和来函代查。

九、为了保护档案,对一些珍贵的档案、资料,本馆不提供原件,只提供副本、复制件或文件汇编,或由工作人员展示原件。利用者要注意爱护档案、资料,不得拆卷、勾画、涂改、损坏、丢失和私自带走。违者按有关法规处理和酌情赔款。

十、本馆根据利用者要求和馆藏情况,可代为收集、摘录有关资料,可定期提供利用者要求提供的某类信息。

十一、保持阅览室内整洁、安静、严禁吸烟。利用者应在本馆确定的阅览室查阅档案,不得私自进入库房和其他办公室。

                                           20122月修订)

 

 

摘抄、复制档案及提供档案证明工作制度

 

为了方便社会各方面利用档案,同时保守国家秘密,维护国家和集体的利益,保障公民的合法权益,对于利用者摘抄或复制本馆所存档案及要求本馆出具档案证明,规定如下:

一、在查阅档案时,利用者经管理人员同意后方可摘抄已开放的档案内容,单位利用者可以摘抄本单位全宗的档案内容。个人利用者及查阅非本单位全宗案卷的单位利用者,一般不得摘抄未开放的档案内容,如确有特殊需要,须经馆长批准。

二、摘抄档案内容,只限根据利用者利用目的调阅案卷的有关内容。

三、利用者摘抄的档案抄件,本馆不予证明。内容属于开放档案的或单位利用者利用本单位全宗案卷的,可在分开著述中引用。如需全文发表,须事前征得本馆同意并签订书面协议。涉及有关单位和个人知识产权归属问题的按国家法律法规的规定办理。未开放档案的内容,非本单位利用者不得在公开著述中直接引用,更不得擅自发表。

四、利用者如要求根据所查阅的档案取得证明性文件,本馆可出具证明书。证明内容以档案原件内容为准。档案证明未经司法部门或主管部门认可,不具备法律效力。

五、本馆不提供利用者利用目的以外的档案证明。

六、利用者要求复制所查阅的档案,须符合国家有关保密和保护知识产权的规定,保护有关当事人的合法权益,并须符合利用目的,由本馆负责复印,不得由利用者个人外借复印。复印件一般只限一份,如有正当理由需复印数份,可酌情考虑。档案复制件经本馆盖章,注明原件档号,具有档案证明的效力。

七、利用者要求复制(印)照片、录音带、录像带等非纸质载体档案,一律由本馆代为办理。

八、出具档案证明及复制档案,须经馆领导批准。工作人员应严格审核证明及复制件有关内容,并使用专用的证明用纸和复制申请单,留底备查。

九、本馆出具证明及复制档案原件,按规定收取费用。

20122月修订)


关于利用开放档案的办法

 

一、凡我国公民持有效证件(身份证、军人证、律师证、学生证、护照等),可以证明本人身份者,均可到区档案馆查阅利用开放的档案。台湾同胞和华侨利用开放档案,外国人(含外籍华人)利用开放档案,按国家档案局的规定办理。

二、利用者利用开放档案、资料,要有明确的利用目的,并办理利用登记手续,必须遵守档案馆关于查阅、利用档案、资料的有关规定。

三、档案馆内设置查阅档案大厅,利用者查阅开放档案,可以在查档大厅内利用开放档案目录、互联网上自行检索或由馆内管理人员代为检索。

四、摘录档案须经管理人员同意,不得抄录与所查问题无关内容,抄件经检查盖章后方可带出。摘抄、复制及提供档案证明须按本馆有关制度参照执行。未经档案馆和有关部门同意,任何组织和个人无权公布馆藏档案原文,违者按有关法规处理。

五、严重破损又未复制的开放档案,暂不提供利用。

六、利用者利用开放档案,按本馆有关规定收费。

七、档案馆开放档案的具体范围、目录将随时公布于众,未开放的档案,仍然按原规定办理借阅利用。

20122月修订)

 

 


  一、摘抄、复制档案及提供档案证明工作制度

  二、海淀区档案馆接待利用工作程序

  三、阅览须知

  四、档案资料借阅利用制度

  五、海淀区档案馆接待利用服务公约

  六、海淀区档案馆利用开放档案的办法

  七、海淀区档案馆“爱国主义教育基地”工作管理制度  

一、摘抄、复制档案及提供档案证明工作制度

  为了向社会各方面利用档案提供便利,保守国家秘密,维护国家和集体的利益,保障公民的合法权益,对于利用者摘抄或复制本馆所存档案及要求本馆出具档案证明,规定如下:

  1、在查阅档案时,利用者经管理人员同意后可以摘抄已开放的档案,单位利用者可以摘抄本单位全宗的档案。

  个人利用者及查阅非本单位全宗的案卷的单位利用者,一般不得摘抄未开放的档案内容,如确有特殊需要,须经馆领导同意。

  2、摘抄档案内容,只限根据利用者利用目的调阅的案卷的有关部分。

  3、利用者摘抄的档案抄件,本馆不予证明。内容属于开放档案的或单位利用者利用本单位全宗案卷的,可在分开著述中引用。如需全文发表,须事前征得本馆同意并签定书面协议。涉及有关单位和个人知识产权归属问题的按国家法律法规的规定办理。

  未开放档案的内容,非本单位利用者不得在公开著述中直接引用,更不得擅自发表。

  4、利用者如要求根据所查阅的档案取得证明性文件,本馆可出具证明书。证明内容以档案原件内容为准。档案证明未经司法部门或主管部门认可,不具备法律效力。

  5、本馆不提供利用者利用目的以外的档案证明。

  6、利用者要求复制所查阅的档案,须符合国家有关保密和保护知识产权的规定,保护有关当事人的合法权益,并须符合利用目的,由本馆负责复印,不得由利用者个人外借复印。复印件一般只限一份,如有正当理由需复印数份,可酌情考虑。

  档案复制件经本馆盖章,注明原件档号,具有档案证明的效力。

  7、利用者要求复制(印)照片、录音带、录像带等非纸质载体档案,一律由本馆代为办理。

  8、出具档案证明及复制档案,须经馆领导批准。工作人员应严格审核证明及复制件有关内容,并使用专用的证明用纸和复制申请单,留底备查。

  9、本馆出具证明及复制档案原件,按规定收取费用。

  北京市海淀区档案馆

  2000年5月修订

二、海淀区档案馆接待利用工作程序

  1、了解情况(利用者身份、利用目的、查档范围),查收有关证件(介绍信、工作证、身份证等)。

  2、介绍登记项目,利用者进行登记。根据本馆保密及其他有关制度,决定可否接待利用,必要时报领导审批。

  3、调出有关目录(或卡片),介绍馆藏情况及案卷目录(或专题目录、专题卡片)使用方法,协助查卷(因公)或代为查找(因私)。

  4、查目录后,填写出库单交与库管人员调卷。

  5、卷到后,进行阅览登记,并统计开放档案卷数。

  6、接受查档咨询,监督阅览,提醒利用者爱护档案。

  7、对符合利用目的的档案内容一般允许摘抄,需复印的要填写复印申请表。需开具证明的应根据档案如实填写,同时按有关规定收取档案复印费、证明费、保护费,并开具发票。

  8、用完的档案清点后,应当日向库管人员还卷。库管人员接收案卷后,当场在出库单上注销,并于当日入库归位。

  9、填写利用结果,对有特点的利用结果,发放档案利用效果登记表进行填写。

  10、对未查到所需档案的利用者,尽量说明情况。

  11、月初统计上月利用情况,年初统计上年利用情况。

  12、撰写全年利用工作专项总结。

  海淀区档案馆

  2010年10月修订

三、阅览须知

  1、凡年满16岁中国公民凭本人身份证、工作证或介绍信,可以查阅本馆开放档案。查阅未开放档案,须持本单位或上级单位介绍信,证明查阅者身份、利用档案目的及查找范围。

  2、港、澳、台同胞和侨胞持有效签证或有关单位介绍信,可利用已开放的档案;利用未开放的档案,须持有大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍的信函,并提前与本馆联系,经本馆同意,方可接待。

  3、外国人(含外籍华人)或外国组织利用开放档案,须经我国有关主管部门介绍,持本人来华有效证件,说明本人的身份、查档目的和范围,经本馆同意,可提供利用;因学术研究、文化交流等需要,利用未开放的档案,应有外事部门或邀请、合作单位的介绍信函,并提前30天向本馆提出申请,经本馆同意,方可接待。

  4、初次来馆查阅档案须交验证件;需填写《查阅档案资料登记表》。间断阅档15天以上再来馆者,须重新办理阅档手续。查阅绝密档案须经本馆馆长批准,查阅区委、区政府的核心档案,须经区委、区政府办公室主任批准。

  5、查阅开放档案由自己检索,查阅未开放档案,一般由工作人员检索,且只限介绍信上注明的查找范围,编史修志查档要有单位编写计划或提纲。

  6、档案只限在阅览厅内阅览,不予外借。凡有复制件的档案,一律使用复制品。本馆正在整理、编目、修复、展览及破损严重的档案,暂不提供利用。

  7、借阅档案、资料要当面点清,阅毕按原样封装交回,当天阅览不完,须向工作人员说明。档案只限本人阅读,不准相互传阅。

  8、要爱护档案、资料,阅读时应小心轻翻,不得拆卷翻印,不得在档案、资料上勾画、涂改、折页、剪裁,违者按有关规定处理。

  9、严守保密规定,不得翻阅与所查问题无关的档案内容。摘抄、复制档案须填写申请单,并经本馆同意。摘抄档案限用本馆摘抄档案专用纸,应原文照录。复制档案由本馆负责办理。

  10、凡摘抄、复制的档案,须经工作人员审核同意后方可带走,未经审核一律不准带走。

  11、查阅复制档案按我馆《利用档案收费标准》收费。凡在本馆摘抄、复制的档案,属开放档案,可在研究著述中引用,但应注明档案的收藏单位和档号。如全文发表,须事前征得本馆同意。未开放的档案,不得在公开著述中直接引用,更不得擅自以任何形式公布。

  12、凡利用本馆档案撰写的著述或其它学术成果,应送交本馆两份存档。

  13、阅档结束,请填写利用效果登记表,欢迎对本馆工作提出意见或建议。

  14、本馆有代查、代抄、代复制业务。如果您不能来馆,可以来函查档、电话咨询,也可以根据您的需要提供服务。

  15、请您将携带的与查档无关的物品放在存包处。

  16、请保持室内整洁、爱护公物,禁止吸烟、喧哗。

  17、档案局(馆)内部人员利用档案、资料须遵守本《阅览须知》的规定。

  海淀区档案馆

  2011年10月修订

四、档案资料借阅利用制度

  1、凡来本馆查阅档案,须持有关介绍信,证明查阅身份、查阅目的、范围,并进行查阅档案登记,方可接待。查阅已开放的档案,按开放档案的有关规定办理。本馆人员或代他人查阅利用,也须履行上述手续。

  2、本馆所存资料(包括报刊、文件等)可供本区及社会上各单位和个人查阅利用,非保密与已解密的资料,利用手续与开放档案相同。

  3、本馆接待工作人员,要按本馆制定的〈接待利用工作程序〉,认真办理接待利用手续,主动热情地为利用者服务。在检索过程中,由本馆工作人员代利用者使用检索工具查找有关案卷,或经本馆人员同意,利用者也可直接使用检索工具自行查找,开放档案检索工具可由利用者自行使用。

  4、查阅保密档案、资料,必须按国家法律及上级规定,严格控制,并经馆领导批准。查阅时利用者必须遵守保密规定,不得翻阅与所查问题无关的内容。

  5、查阅利用档案一般在本馆内阅览,一律不外借。

  6、利用者需摘抄、复制、拍摄档案内容及要求提供档案证明,按本馆有关规定办理。

  7、本馆资料只限在本馆内阅览,一般不外借。如有特殊需要,经馆领导批准后,只限本区有关机关借阅,借阅手续与档案相同。保密文件、各类报纸、期刊、工具书,一律不外借。

  8、对不能来馆查阅利用者,本馆可以电话代查和来函代查。

  9、为了保护档案,对一些珍贵的档案、资料,本馆不提供原件,只提供副本、复制件或文件汇编,或由工作人员展示原件。利用者要注意爱护档案、资料,不得拆卷、勾画、涂改、损坏、丢失和私自带走。违者按有关法规处理和酌情赔款。

  10、本馆根据利用者要求和馆藏情况,可代为收集、摘录有关资料,可定期提供利用者要求提供的某类信息。

  11、保持阅览室内整洁、安静、严禁吸烟。利用者应在本馆确定的阅览室查阅档案,不得私自进入库房和其他办公室。

  海淀区档案馆

  2011年10月修订

五、海淀区档案馆接待利用服务公约

  为了更好地提供档案,有效地为社会主义现代化建设各项事业服务,更好地维护公民和组织利用档案的权利,特制定查阅档案服务公约。

  1、认真执行海淀区档案馆利用档案的各种规定。

  2、熟悉馆藏档案的内容和成分,了解社会对档案的需求;向利用者及时介绍和报导馆藏有关档案;通过各种方式和手段迅速、准确地向利用者提供档案。

  3、凡公民和组织持有效证件来本馆查阅档案,均应热情接待,每周接待时间不少于4天半工作日。如需周六、日阅览档案,可提前预约。

  4、及时提供档案。利用者调阅的档案,每人每次不超过30卷,10卷以内20分钟内提供;30卷以内30分钟内提供(已借出和正在整理、编目的档案除外)。

  5、按时完成复制档案:

  (1)利用者要求复印的档案(已履行完审批手续)50页以内的应在当日完成,50页以上100页以内的应在2日内完成,超过100页由双方协商(如遇机器故障检修等因素,双方另行商定)。

  (2)利用者要求拍照的,一般7日内完成,如遇特殊情况双方商定。

  本公约从2000年5月1日起试行,欢迎广大利用者监督并提出宝贵意见。

  海淀区档案馆

  2000年5月1日

六、关于利用开放档案的办法

  1、凡我国公民,持有本人身份证、工作证等可以证明本人身份的证件,均可到区档案馆查阅利用开放的档案。港、澳、台同胞和华侨利用开放档案,外国人(含外籍华人)利用开放档案,按国家档案局的规定办理。

  2、利用者利用开放档案、资料,要有明确的利用目的,并办理利用登记手续,必须遵守区档案馆关于查阅、利用档案、资料的有关规定。

  3、本馆设置档案阅览室,利用者查阅档案,可以使用馆内编制的开放档案检索工具自行检索或由馆内管理人员代为检索。

  4、摘录档案须经接待人员同意,不得抄录与所查问题无关内容,抄件经检查盖章后方可带出。摘抄、复制及提供档案证明须按本馆有关制度参照执行。未经档案馆和有关部门同意,任何组织和个人无权公布馆藏档案原文,违者按有关法规处理。

  5、利用者利用开放档案,按上级及本馆有关规定收费。

  6、档案馆开放档案的具体范围、目录将随时公布于众,未开放的档案,仍然按原规定办理借阅利用。

  海淀区档案馆

  2000年5月修订

七、海淀区档案馆“爱国主义教育基地”工作管理制度

  1、海淀区档案馆“爱国主义教育基地”由海淀区政府命名,宗旨是以区档案馆馆藏为依托,广泛向社会各方面开展史料征集工作,用翔实的档案史料,以海淀区域内的历史进程为主线,以举办经常性展览为主要形式,辅以举办专题性的征文,冬令营、夏令营讲座等活动,面向社会、面向青少年,讲海淀的历史、讲海淀的发展、讲海淀的美好前景,激发爱国主义精神,使“知海淀、爱海淀、建海淀”成为青少年的理想,成年人的行动,为社会主义精神文明建设增添新的阵地。

  2、与宣传部、团区委、区教委协调配合,以国家、市、区的重点工作和中心任务为内容结合区情举办各种类型的宣传教育活动。

  3、根据“基地”工作的性质,海淀区档案馆“爱国主义教育基地”负责人由馆长担任,“基地”工作纳入档案局(馆)年度计划。具体工作任务落实在档案管理科,由其制定出年度的工作计划,年终要有总结,列入该科科室目标管理进行考核。

  4、为保证“基地”工作的正常开展,区档案局根据每年“基地”建设及发展需要,保证其举办活动的经费。

  5、区档案馆为“基地”设讲解员职位一名,讲解员要求:仪表大方、举止得体、口齿清晰、讲解流利、服务周到。

  6、“基地”的管理人员要对举办的各类展览进行日常管理。负责展品的清点,登记及展览效果的反馈。

  


阅览须知.doc

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